为了推进党务、政务公开，畅通全院师生参与学院党政工作的渠道，广泛征求学院建设、学科发展、学生培养、教学研究等方面建议与意见，更好推动学院发展，外国语学院特设立院长信箱。信箱地址为hitsis@hit.edu.cn。

院长信箱由学院党政主要领导负责，分管领导配合处理意见与建议。院长信箱由学院办公室主任负责日常管理。

一、师生可以就下列问题向院长信箱来信：

1.涉及学院改革、发展、稳定方面的意见建议；

2.关系学院师生切身利益的问题；

3.学院有关科室不受理或对其处理结果不满意的问题；

4.反映学院有关人员的问题；

5.对学院为师生提供各种服务的质量、效率的建议和意见等；

6.其他需要学院研究解决的问题。

二、对依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的投诉请求，院长信箱不予受理。

三、院长信箱不受理违法的、反动的、不健康的、庸俗的、无根据的信息，不受理超出学院党委与行政职责、权力而要求学院受理的信息。属于纪律检查工作范围的来信交由学院党委直接处理。

四、提倡来信人首先向所在单位（系部室、党支部、班级、年级）或职能科室反映有关问题，确需通过院长信箱反映的，应遵守国家有关法律、法规，来信应事实清楚、诉求合理、语言文明。

来信人不得诬告他人，不得无中生有，不得冒用他人名义发送恶意信息，侵犯他人隐私；不得从事其它侵犯他人合法权益的活动。

五、提倡来信人提供所在单位、工号、学号、联系方式等信息并签署真实姓名，凡未注明真实姓名及有效联系方式的，只作一般工作建议参考，不予回复。

六、院长信箱的管理，本着实事求是、解决问题、及时高效的原则，妥善处理师生员工反映的意见和建议。学院领导、工作人员须严格遵守保密纪律，与来信人或来信事项有直接利害关系的，应当回避。

七、本办法由外国语学院党政联席会负责解释。

中共哈尔滨工业大学外国语学院委员会

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